WhatsApp, email o software especializado: ¿cuál es la mejor forma de recibir la documentación de tus clientes en la gestoría?
Cada trimestre fiscal, las asesorías y gestorías repiten el mismo problema: urgencias de última hora, llamadas constantes y clientes que entregan documentos tarde o incompletos. Más allá de los cálculos contables, la raíz de todo está en cómo se recibe y gestiona la documentación de autónomos y pymes.
Durante años, WhatsApp y el correo electrónico han sido la vía más utilizada, pero la llegada de la facturación electrónica obligatoria en España (VeriFactu, eIDAS) exige más orden, trazabilidad y cumplimiento automático.En este artículo, comparamos WhatsApp, email y un software de gestión documental para asesorías, y explicamos cuál es la mejor alternativa para cumplir con la ley y ganar eficiencia.
WhatsApp: cómodo para el cliente, un caos para la asesoría
WhatsApp es la herramienta más natural para los autónomos. Hacer una foto al ticket y enviarlo al gestor es un hábito rápido y sencillo.
Pero la realidad para las asesorías es muy distinta:
- Los tickets se mezclan con mensajes personales o de grupos.
- No hay trazabilidad: no se sabe si todos los documentos están entregados.
- La clasificación depende de la memoria del asesor, lo que genera retrasos y errores.
En el corto plazo, WhatsApp parece práctico, pero a medida que crece la cartera de clientes, se convierte en un caos administrativo. Además, carece de medidas de seguridad y orden mínimas para responder a las exigencias de Hacienda y las nuevas normativas de facturación digital.
Email: más formal, pero ineficiente en la práctica
El correo electrónico ha sido la alternativa “formal” al WhatsApp, y durante un tiempo sirvió para ganar cierta estructura. Sin embargo, en el día a día de una asesoría sus limitaciones son evidentes:
- Buzones saturados con cientos de correos y adjuntos.
- Ficheros que se pierden en hilos interminables.
- Dificultad para confirmar si un cliente envió toda la documentación necesaria.
En la práctica, el email no resuelve el problema de fondo: la falta de control y de visibilidad en tiempo real. Además, añade trabajo manual: descargar, clasificar, archivar y verificar uno a uno los documentos.
En un entorno donde los plazos fiscales son estrictos, esta falta de agilidad se traduce en estrés para el equipo y en riesgo de incumplimiento para la asesoría y sus clientes.
Software especializado: la nueva forma de gestionar facturas de autónomos
La transformación digital del sector contable y la obligación de facturación electrónica para autónomos y pymes en España marcan un punto de inflexión. Las herramientas improvisadas ya no bastan. Es necesario un software de gestión documental para asesorías que:
- Garantice cumplimiento con VeriFactu y normativas europeas como eIDAS.
- Ofrezca orden y trazabilidad desde el primer día.
- No obligue a los autónomos a cambiar radicalmente su forma de trabajar.
Aquí entra en juego Previoo, una solución diseñada específicamente para conectar al autónomo con su asesoría de manera simple, ordenada y 100 % digital.
¿Por qué Previoo es diferente?
Checklist visual para gestorías: Cada asesor puede ver de un vistazo qué clientes han entregado, qué falta y qué está en riesgo de incumplimiento. Nada queda en el aire.
Recordatorios automáticos y amables: Previoo avisa al cliente antes de cada plazo fiscal, con un tono cercano y no intrusivo. Esto elimina la necesidad de perseguir clientes con llamadas.
Integración con tu software actual: La documentación se exporta directamente a Sage, A3 y formatos CSV, sin necesidad de migraciones ni de aprender nuevas plataformas.
Adopción inmediata por parte de los clientes: Para el autónomo, el proceso es tan simple como siempre: sacar una foto y subirla. No necesita conocimientos técnicos ni instalar apps complejas.
Comparativa: WhatsApp vs Email vs Software para asesorías
| Método | Ventajas | Desventajas |
| Fácil y rápido para el cliente | Caos, falta de trazabilidad, sin seguridad | |
| Formal, adjuntos accesibles | Buzón saturado, pérdida de tiempo, riesgo de errores | |
| Previoo | Simple para el cliente + orden para la asesoría | Requiere registro inicial (3 minutos) |
Conclusión
Ni WhatsApp ni el correo electrónico fueron diseñados para la gestión documental de asesorías fiscales. Funcionan parcialmente, pero generan un desorden que compromete la eficiencia y el cumplimiento.
La nueva normativa de facturación electrónica exige una solución que combine la simplicidad que necesitan los autónomos con la trazabilidad que requieren las gestorías. Un software especializado como Previoo ofrece precisamente eso: orden, cumplimiento y tranquilidad.¿Quieres comprobarlo en tu propia gestoría?
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