Introducción
Si eres autónomo, probablemente ya hayas escuchado hablar de Verifactu, el nuevo sistema de facturación que la Agencia Tributaria ha puesto en marcha. Suena técnico, lo sabemos, pero su objetivo es bastante simple: garantizar que las facturas sean más seguras, trazables y transparentes. La buena noticia es que adaptarte a Verifactu no tiene por qué ser complicado ni requerir un máster en contabilidad.
En esta guía te explicamos, paso a paso, cómo cumplir con Verifactu sin agobios y sin cambiar tu forma de trabajar. Te mostraremos qué necesitas, qué cambia realmente en tu día a día y cómo aprovechar tu asesoría y tus herramientas digitales para que todo fluya con normalidad. Porque sí, puedes seguir centrado en tu negocio mientras cumples con la ley… sin sobresaltos.
Qué es Verifactu y por qué te afecta si eres autónomo
Verifactu es el nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria para que las facturas emitidas por autónomos y empresas sean más seguras, trazables y verificables. En pocas palabras, busca garantizar que cada factura refleje con precisión lo que cobras, cuándo lo cobras y que no pueda ser modificada después.
Su nombre proviene de “verificación de facturas”, y su función es asegurar que tus programas de facturación cumplan con unos estándares técnicos concretos. Así, se garantiza que la información sea fiable, y que los registros de cada profesional estén siempre en orden. En algunos casos, el sistema puede incluso enviar determinados datos a la Agencia Tributaria de forma automática, aunque esto no es obligatorio para todos.
Aunque pueda parecer una nueva carga administrativa, Verifactu en realidad sustituye al SII (Sistema Inmediato de Información) y busca simplificar los procesos, unificando criterios en todo el territorio español. Lo importante es entender que no cambia la manera en la que trabajas, sino que te ayuda a hacerlo con mayor seguridad y transparencia.
Herramientas como Previoo ya están preparadas para cumplir con esta normativa, permitiendo que los autónomos y sus asesorías se adapten sin complicaciones ni sobresaltos.
Cambios reales en tu día a día
La llegada de Verifactu no implica un cambio drástico en tu forma de trabajar, pero sí introduce nuevos estándares de control y trazabilidad que afectarán a la manera en que emites tus facturas. En realidad, lo que busca este sistema es que factures igual que siempre, pero con mayor seguridad y transparencia.
El principal ajuste será el uso de un programa de facturación adaptado a Verifactu, es decir, que cumpla con los siguientes requisitos básicos:
- Generar facturas con un código único y correlativo, sin huecos ni duplicados.
- Impedir que una factura pueda modificarse o eliminarse una vez emitida.
- Ofrecer la posibilidad de enviar automáticamente la información a la Agencia Tributaria, si decides hacerlo.
En la práctica, esto no cambia tus hábitos, sino que te libera de muchas tareas manuales. Todo queda registrado de forma automática y conforme a la normativa, reduciendo los errores y la carga administrativa.
Si ya utilizas una herramienta digital de gestión, como Previoo, probablemente no tengas que hacer nada: estas plataformas ya están preparadas para cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu. Así podrás seguir facturando como siempre, sabiendo que cada documento cumple la normativa y que tu asesoría puede acceder a la información de forma rápida y segura.En resumen, Verifactu no viene a complicarte la vida, sino a facilitar que todo esté bien hecho desde el principio.
Requisitos básicos para cumplir Verifactu sin complicaciones
Cumplir con Verifactu es más fácil de lo que parece. La clave está en prepararte con antelación y asegurarte de que tu sistema de facturación cumple los requisitos técnicos que exige la Agencia Tributaria. Con unos pequeños ajustes podrás trabajar como siempre, pero con la tranquilidad de saber que todo está en regla.
1. Usa un software de facturación adaptado
El paso más importante es utilizar un programa que cumpla con la normativa Verifactu. Este tipo de software genera facturas con un código único, impide que se modifiquen una vez emitidas y permite, si lo deseas, enviar la información a la Agencia Tributaria.
Si ya trabajas con herramientas actualizadas —como Previoo, entre otras—, probablemente no tengas que hacer ningún cambio: estas plataformas ya están preparadas para cumplir con los estándares de seguridad y trazabilidad que exige Verifactu.
2. Mantén tus datos fiscales actualizados
Verifica que tu NIF, domicilio fiscal y actividad estén correctamente registrados. Un simple error en los datos puede generar incidencias al emitir o validar una factura. Revisarlo una vez y mantenerlo al día evitará problemas posteriores.
3. Conserva tus justificantes de forma ordenada
Aunque Verifactu regula la emisión de facturas, es importante conservar los documentos que respaldan tus operaciones, como tickets o comprobantes de gasto. La mayoría de herramientas digitales permiten digitalizarlos con una foto desde el móvil y guardarlos junto a cada factura.
4. Coordina el acceso con tu asesoría
Tu asesor o asesora debe poder acceder fácilmente a tus facturas verificadas para preparar tus declaraciones sin demoras. Si usas un sistema conectado, como Previoo, la información se comparte automáticamente y ambos trabajáis sobre los mismos datos en tiempo real.
5. Revisa periódicamente tus registros
Dedica unos minutos cada mes a revisar que todas tus facturas se estén generando correctamente y que no falte ninguna información clave. Este pequeño hábito te ayudará a evitar errores y a mantener la calma cuando llegue el cierre del trimestre.
Pasos prácticos para adaptarte ya (modo móvil-first)
Adaptarte a Verifactu no tiene por qué ser un proceso largo ni técnico. De hecho, puedes hacerlo desde tu móvil y en pocos minutos con Previoo, sin cambiar tu forma de trabajar ni aprender nada nuevo. Nuestra herramienta está pensada para que cumplas con la normativa sin sobresaltos, y que todo esté siempre en orden sin que tengas que pensarlo.
Paso 1: Centraliza tus facturas y tickets en Previoo
Empieza por reunir todos tus justificantes (facturas emitidas, gastos, tickets…) directamente en Previoo. Cuantos menos canales uses, más fácil será mantener el control.
Solo tienes que hacer una foto a tus tickets desde el móvil, y Previoo los guarda automáticamente en tu espacio, listos para que tu asesoría los vea cuando los necesite. Así evitas pérdidas y te olvidas del papel.
Paso 2: Comprueba que tu sistema está conectado con Verifactu
Previoo está preparado para cumplir con la normativa Verifactu, lo que significa que tus facturas se generan con el formato correcto y con la trazabilidad que exige la Agencia Tributaria.
Además, si tu asesoría lo gestiona por ti, no tendrás que preocuparte de enviar nada: Previoo y tu asesoría trabajan conectados, para que todo esté verificado y en regla.
Paso 3: Coordina tu calendario fiscal con recordatorios automáticos
Aunque Verifactu automatiza gran parte del trabajo, los plazos siguen siendo importantes. Con Previoo puedes configurar recordatorios personalizados para no dejar ninguna factura pendiente ni llegar tarde a tus declaraciones.
Un consejo práctico: revisa al final de cada mes que todas tus facturas estén subidas y verificadas. En Previoo lo harás en segundos, desde el mismo móvil.
Paso 4: Deja que tu asesoría se encargue del resto
Con Previoo, tu asesoría tiene acceso directo a tus facturas y justificantes, sin que tengas que enviar nada por correo. Ellos validan que todo esté correcto, preparan tus impuestos y te avisan si falta algún documento.
Así, tú puedes seguir centrándote en tu negocio, sabiendo que cumples con Verifactu de forma sencilla, rápida y sin sobresaltos.
Errores comunes con Verifactu y cómo evitarlos
Adaptarse a Verifactu es más sencillo de lo que parece, pero hay ciertos fallos habituales que conviene tener en el radar. Evitarlos desde el principio te ahorrará tiempo, correcciones y más de un susto cuando llegue el trimestre.
1. Dejarlo para el último momento
Retrasar la configuración o validación del sistema de facturación puede generar estrés innecesario. Verifactu requiere una mínima preparación inicial, así que cuanto antes empieces a familiarizarte con él, mejor. Un par de horas bien invertidas te garantizan meses de tranquilidad.
2. Usar varios métodos de facturación
Combinar hojas de cálculo, correos o programas diferentes puede provocar desajustes en los registros. Lo recomendable es centralizar toda tu facturación en una única herramienta que cumpla con los requisitos técnicos de Verifactu. Plataformas digitales como Previoo facilitan esta integración, pero lo esencial es que tu sistema genere facturas seguras, trazables y sin duplicados.
3. No revisar tus datos fiscales
Un NIF incorrecto, una dirección desactualizada o un cambio de actividad no reflejado pueden provocar errores al validar tus facturas. Dedica unos minutos a comprobar que tus datos estén al día antes de emitir nuevas facturas bajo Verifactu.
4. No coordinarte con tu asesoría
Tu asesoría juega un papel clave en el cumplimiento del sistema. Si no compartes la información a tiempo o no utilizas herramientas conectadas, pueden aparecer errores en las declaraciones. Mantener la comunicación fluida y los accesos bien configurados es fundamental para evitar imprevistos.
5. No realizar revisiones periódicas
Aunque Verifactu automatiza gran parte del proceso, conviene hacer una pequeña revisión mensual. Verifica que todas las facturas se han generado correctamente y que no hay inconsistencias. Este hábito te permite anticiparte a posibles incidencias y mantener tus registros impecables durante todo el año.
Preguntas rápidas sobre Verifactu
A continuación, resolvemos las dudas más habituales que surgen entre los autónomos que se están adaptando al nuevo sistema Verifactu.
¿Qué es exactamente Verifactu?
Es un sistema de control de facturación impulsado por la Agencia Tributaria. Su objetivo es garantizar que las facturas se generen, registren y —si procede— se comuniquen de forma segura y trazable, evitando cualquier manipulación posterior.
¿Tengo que enviar todas mis facturas a Hacienda?
No necesariamente. El envío automático de facturas a la Agencia Tributaria no es obligatorio. Lo importante es que uses un software que cumpla con las normas técnicas de Verifactu y que tus facturas se generen en el formato correcto, por si Hacienda lo solicita. Además, es importante entregarlas en el tiempo estimado. Para evitar posibles inconvenientes, te dejamos un artículo donde te resolvemos todas estas dudas: ¿Por qué entregas tus facturas tarde y cómo evitarlo?
¿Puedo seguir usando mi programa de facturación actual?
Sí, siempre que se actualice para cumplir con los requisitos de Verifactu. Si tu herramienta no ofrece esa garantía, lo recomendable es cambiar a una que sí lo haga. Soluciones como Previoo ya se han adaptado a la normativa y permiten cumplir sin complicaciones.
¿Y si no emito muchas facturas al mes?
Da igual si emites dos o veinte: si estás obligado a facturar, también estás obligado a hacerlo conforme a Verifactu. La buena noticia es que los programas compatibles automatizan casi todo, así que el esfuerzo será mínimo.
¿Qué ocurre si cometo un error en una factura?
Una vez emitida, no se puede modificar ni eliminar. Si detectas un error, deberás emitir una factura rectificativa, tal como establece la normativa fiscal. La mayoría de aplicaciones compatibles facilitan esta corrección en pocos clics.
¿Puedo cumplir con Verifactu si trabajo con una asesoría?
Por supuesto. De hecho, la asesoría sigue siendo esencial. Verifactu mejora la coordinación entre autónomos y gestores porque la información está más organizada y accesible. Tu asesor o asesora podrá revisar tus registros y preparar tus declaraciones con más precisión y menos prisas. Si necesitas más información al respecto, consulta el siguiente artículo: ¿Cómo cumplir con la nueva ley de facturación electrónica?
Conclusión: cumple sin sobresaltos
La llegada de Verifactu marca un antes y un después en la forma en que los autónomos gestionan su facturación. Lejos de ser una carga, este sistema busca aportar claridad, seguridad y confianza. Su objetivo no es complicarte la vida, sino facilitar que cumplas con tus obligaciones sin estrés y con todo bajo control.
Adoptar Verifactu a tiempo significa trabajar más tranquilo, evitar errores y ganar en transparencia. Con la ayuda de tu asesoría y el apoyo de herramientas digitales adaptadas —como Previoo, entre otras—, podrás seguir con tu rutina habitual sabiendo que cada factura cumple con la normativa vigente.
En definitiva, cumplir con Verifactu no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Con una buena organización y los recursos adecuados, podrás concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio, mientras todo lo demás se mantiene en orden.
Empieza hoy: revisa tu sistema de facturación, comprueba que cumple con Verifactu y da ese paso tranquilo hacia una gestión más segura y sencilla.